REGULAMIN CZYTELNI AKT

 Wyciąg z regulaminu BOI w części dotyczącej Czytelni Akt

§5

Zamawianie i udostępnianie akt

1. W Czytelni udostępniane są akta wyłącznie po wykazaniu uprawnienia do dostępu do danej sprawy oraz po okazaniu dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem umożliwiającego stwierdzenie tożsamości, a w przypadku pełnomocników fachowych – legitymacji służbowej.
2. Zgodnie z art. 156§ 1 k.p.k. oraz 525 k.p.c., osobami uprawnionymi z urzędu do przeglądania akt są strony postępowania, ich pełnomocnicy, przedstawiciele ustawowi, oskarżyciele posiłkowi, natomiast za zgodą Przewodniczącego Wydziału - w sprawach cywilnych, bądź Prezesa Sądu - w sprawach karnych - inne osoby, które potrzebę przejrzenia dostatecznie usprawiedliwią.
3. Zamówienia na akta należy składać przynajmniej z dwudniowym wyprzedzeniem – osobiście, telefonicznie lub za pośrednictwem formularza zamieszczonego na stronie internetowej sądu.
4. Składając zamówienie na akta należy podać:
• imię i nazwisko zamawiającego;
• status w sprawie;
• sygnaturę sprawy;
• nazwiska stron/uczestników lub nazwę podmiotów - biorących udział w sprawie;
• w przypadku sprawy wielotomowej - numer tomu;
• numer kontaktowy / e-mail;
• proponowany termin i godzina przeglądania akt;
• przewidywany czas przeglądania akt.
5. Pracownik Czytelni po przyjęciu zamówienia, potwierdza wskazany termin bądź proponuje inny termin dogodny dla Interesanta.
6. Pracownik Czytelni przesyła formularz zamówienia akt wraz z ustalonym terminem przeglądania akt do właściwego Wydziału.
7. Kierownik sekretariatu / upoważniony pracownik sprawdza uprawnienie Interesanta do przeglądania akt, a także dostępność akt w ustalonym terminie przeglądania akt, o czym informuje pracownika Czytelni.
8. W przypadku potwierdzenia dostępności akt i uprawnienia osoby zamawiającej, Wydział przekazuje akta do Czytelni na ustalony termin przeglądania akt.
9. W przypadku stwierdzenia braku uprawnienia do udostępnienia akt lub braku możliwości udostępnienia akt w ustalonym terminie kierownik sekretariatu wydziału, bądź osoba przez niego upoważniona, nie wydaje akt do Czytelni, o czym informuje pracownika Czytelni.
10. Pracownik Czytelni zobowiązany jest do udzielenia Zamawiającemu informacji zwrotnej dotyczącej danego zamówienia.
11. Zamówienia spraw realizowane są w terminie 2 dni roboczych.
12. Zamówienia spraw archiwalnych realizowane są w terminie 2-4 dni roboczych.
13. Akta spraw, których udostępnienie w ustalonym terminie nie jest możliwe z przyczyn niezależnych od Czytelni, zostaną udostępnione w pierwszym możliwym terminie ustalonym z sekretariatem właściwego Wydziału.
14. Istnieje możliwość zamówienia akt kilku spraw jednocześnie, jednak jednorazowo można zapoznawać się wyłącznie z jedną sprawą. W celu przejrzenia kolejnej sprawy należy zwrócić dotychczas przeglądane akta.
15. Zamówione akta dostarczane są do Czytelni oraz odbierane przez Biuro Podawcze.
16. Zamówione akta właściwy Wydział przygotowuje do odbioru przez Biuro Podawcze w dniu poprzedzającym ustalony termin przeglądania akt najpóźniej do godz. 13.00. W razie  nieprzygotowania akt w powyższym terminie  właściwy Wydział samodzielnie dostarcza akta do Czytelni Akt najpóźniej do godz. 7.50 planowanego dnia ich udostępnienia.
17. Akta wydane do Czytelni muszą być połączone w sposób zapewniający trwałość, kompletność i integralność, karty w nich ponumerowane, a znajdujące się w aktach dowody rzeczowe odpowiednio zabezpieczone.
18. Akta po przejrzeniu zwracane są do sekretariatu właściwego wydziału w miarę możliwości w tym samym dniu lub najpóźniej w następnym dniu roboczym.
19. Nagrania dołączone do akt na elektronicznych nośnikach danych (CD/DVD) udostępniane są osobom uprawnionym w Czytelni wyłącznie na przeznaczonym do tego celu sprzęcie komputerowym.
20. Zapoznanie się z nagraniem, o którym mowa w pkt. 19, odnotowywane jest przez pracownika Czytelni na karcie przeglądowej akt.
21. W przypadku problemów z odtworzeniem nagrania pracownik Czytelni przekazuje elektroniczny nośnik danych wraz ze stosownym wnioskiem do Oddziału Informatycznego w celu jego odtworzenia i wyznaczenia terminu udostępnienia w Czytelni.
22. O wyznaczonym terminie Oddział Informatyczny informuje bezpośrednio wnioskodawcę oraz pracowników Czytelni.
23. Oddział Informatyczny zwraca nośnik z danymi do Czytelni najpóźniej w terminie dwóch dni roboczych.
24. Wniosek, o którym mowa w pkt. 19, stanowi załącznik nr 3 Regulaminu.
25. W kwestiach budzących wątpliwości decyzję podejmuje Kierownik sekretariatu właściwego wydziału, bądź Przewodniczący Wydziału.

                                                                       §6

                                                 Zasady korzystania z Czytelni akt

1. W Czytelni mogą przebywać wyłącznie osoby składające zamówienie, bądź przeglądające akta.
2. Przed przeglądaniem akt osoby korzystające z Czytelni mają obowiązek:
1. pozostawić okrycie wierzchnie we wskazanym przez pracownika Czytelni miejscu;
2. okazać pracownikowi Czytelni dokument tożsamości;
3. złożyć czytelny podpis:
• na „karcie przeglądowej akt” znajdującej się na wewnętrznej stronie obwoluty akt (wzór „karty przeglądowej akt’’ stanowi załącznik nr 1);
• na potwierdzeniu udostępnienia akt  oraz oświadczeniu o zapoznaniu się z treścią „Zasad korzystania z Czytelni akt” zawartych w Regulaminie BOI i zobowiązaniu do ich do przestrzegania (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2).
3. Osoby, którym zostały udostępnione akta, mają obowiązek ich poszanowania, a wszelkie uszkodzenia należy bezzwłocznie zgłaszać pracownikowi Czytelni.
4. Zabronione jest wynoszenie akt poza pomieszczenia Czytelni.
5. Zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek czynności w stosunku do akt poza ich przeglądaniem, a w szczególności ich niszczenie oraz czynienie w nich adnotacji (podkreślanie, zakreślanie, notowanie). Wszelkie działania tego rodzaju Kierownik BOI zgłasza Sądowi orzekającemu w sprawie oraz przekazuje do Oddziału Administracyjnego celem zawiadomienia organów ścigania o możliwości popełnienia przestępstwa.
6. Stanowiska do przeglądania akt są objęte monitoringiem wizyjnym. Przebieg przeglądania akt jest nagrywany.
7. Na terenie Czytelni obowiązuje bezwzględny zakaz prowadzenia rozmów przez telefon komórkowy oraz spożywania posiłków i napojów.
8. Osoby przeglądające akta zobowiązane są do zachowania ciszy i niezakłócania pracy innych osób.
9. Osoby korzystające z Czytelni mają obowiązek stosowania się do niniejszego Regulaminu oraz zaleceń i bieżących uwag pracowników Czytelni.
10. W Czytelni można korzystać z własnych materiałów i sprzętu technicznego (np. aparatów fotograficznych, notebooków) po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu pracownikowi Czytelni.
11. Wykonanie własnym urządzeniem utrwalającym obraz fotokopii dokumentów znajdujących się w aktach możliwe jest bez dodatkowej opłaty, po zgłoszeniu takiego zamiaru pracownikowi czytelni.
12. Nie jest dozwolone samodzielnie utrwalania dokumentów znajdujących się:
1. w dołączonych do akt sądowych aktach innych sądów, instytucji i podmiotów (w szczególności w aktach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, aktach osobowych);
2. w dołączonych aktach tutejszego Sądu, w których osoba przeglądająca akta nie jest stroną.
13. W razie zgłoszenia zamiaru korzystania z urządzenia utrwalającego obraz pracownik czytelni odbiera od osoby przeglądającej akta określone w pkt 12 na czas sporządzania fotokopii.